Toimialastandardi TAL-STA
TAL-STA1 – Eettinen ohjeistus
Taloushallinnon asiantuntijapalveluita tarjoava
- noudattaa voimassaolevaa lainsäädäntöä ja alan hyvää tapaa.
- toimii asiakassuhteessaan vastuullisesti ja asiakkaan etu huomioiden.
- on taloudellisesti ja muutoinkin toiminnassaan itsenäinen ja riippumaton.
- toimii suunnitelmallisesti, pitkäjänteisesti, huolellisesti ja ammattitaitoisesti.
- omalla toiminnallaan edistää alan arvostusta.
- osaltaan ylläpitää ja vahvistaa hyviä kollegiaalisia suhteita.
- hoitaa suhde- ja tiedotustoimintansa luottamusta herättävällä tavalla.
- huolehtii omasta ja työnantajana toimiessaan henkilöstönsä ammatillisesta kehittymisestä ja työhyvinvoinnista.
TAL-STA2 – Toimeksiannon hoitaminen
Tämä toimialastandardi määrittää ne kriteerit, jotka taloushallinnon palveluyrityksen tulee täyttää voidakseen ottaa vastaan ja hoitaa toimeksiannon.
1. Puitteet toimeksiannon ja asiakassuhteen laadukkaalle hoitamiselle
1.1 Vakavaraisuus ja riippumattomuus
Taloushallinnon palveluyrityksen tulee olla riittävän vakavarainen vastatakseen toimintansa jatkuvuudesta, velvoitteistaan ja toimintaansa liittyvistä riskeistä. Mikäli vakavaraisuus on uhattuna, tulee käynnistää välittömästi toimet vakavaraisuuden palauttamiseksi.
Minkään ulkopuolisen tahon tai intressin ei tule vaikuttaa toimeksiannosta sopimiseen ja sen hoitamiseen tai ohjata toimeksiannon sopimista tai hoitamista siten että palveluntarjoajan riippumattomuus vaarantuisi. Jos taloushallinnon palveluyrityksellä tai palveluyrityksen yhteyshenkilöllä kuitenkin on taloudellinen tai muu asiakkaan toimeksiannon hoitoon vaikuttava intressi, tulee asiakasta siitä informoida. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi toimiminen kolmannen osapuolen, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön, rahoitusyhtiön tai ohjelmistotalon, asiamiehenä tai edustajana tai toimiminen hallituksen jäsenenä asiakkaan kanssa kilpailevassa yrityksessä.
1.2 Laadunvarmennus ja toiminnan riskien arviointi
Taloushallinnon palveluyrityksen on säännöllisesti varmistettava palvelunsa laatua sopivaksi katsomallaan menetelmällä. Toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden soveltuvan itsearviointimenetelmän hyödyntämisen tavoitteena on yhdenmukainen toimintapa asiakas- ja sidosryhmänäkökulmasta arvioituna. Järjestelmän avulla pyritään varmistamaan esimerkiksi, että palvelutoiminnalle merkityksellisiä eräpäiviä kyetään noudattamaan. Yrityksen henkilökunnan on soveltuvin osin kuuluttava laadunvarmennuksen piiriin. Laadun varmistamisessa ja kehittämisessä apuvälineinä voidaan esimerkiksi käyttää hyväksi sidosryhmiltä ja asiakkailta saatua palautetta.
Työmenetelmien kuvausten riittävyyttä ja ajanmukaisuutta tulisi arvioida säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Arvioinnin yhteydessä tarkistetaan sisäisen valvonnan menetelmät ja punnitaan merkittävät riskit.
Järjestelmällisellä riskien arvioinnilla voidaan turvata taloushallinnon palveluyrityksen toiminnan jatkuvuutta. Riskien hallinnassa kiinnitetään huomiota esimerkiksi siihen, onko yritys taloudellisesti riippuvainen yhden asiakkaan toimeksiannosta tai onko yrityksen käyttämän tietojärjestelmän ylläpito turvattu.
Taloushallinnon palveluyrityksellä on hyvä olla suunnitelma sellaisten tilanteiden varalle, joissa toimeksiantojen sopimuksenmukainen hoito vaarantuu henkilö- tai muiden resurssien vähenemisestä johtuen. Varautuminen voi tapahtua esimerkiksi nimeämällä ulkopuolinen varahenkilö tai kumppanuustilitoimisto.
1.3 Varallisuusvastuuvakuutus
Taloushallinnon palveluyrityksen varallisuusvastuuvakuutuksen tulee vastata toiminnan laatua ja laajuutta ja vakuutuksen kattavuutta tulee seurata vuosittain.
1.4 Toimiminen palveluyrityksen vaihdostilanteessa
Hyvän riskien hallinnan ja toimialastandardin eettisten periaatteiden mukaista on ottaa yhteyttä asiakkaan entiseen palvelutuottajaan uuden asiakkaan suostumuksella, mikäli vaihdoksen onnistunut toteuttaminen tai asiakassuhteen solmimiseen liittyvät seikat sitä puoltavat.
1.5 Dokumentointi
Taloushallinnon palveluyrityksen on dokumentoitava työnsä ja työmenetelmänsä olennaisilta osiltaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Asiakassuhteen päättyessä tapahtuva aineiston luovuttaminen sekä toimeksiannon aikana annetut olennaiset huomautukset ja muistutukset on hyvä dokumentoida. Lisäksi asiakkaiden kanssa käydyt neuvottelut ja heille annettu olennaisia taloudellisia arvoja sisältävä konsultointi ja ohjeistukset on perusteltua merkityksellisiltä osiltaan dokumentoida. Dokumentointi suoritetaan asiakasrakenteen laatu ja laajuus huomioiden taloudellisuuden periaatetta noudattaen.
Dokumentoinnin tarkoitus on varmentaa taloushallinnon palveluyrityksen toimintaa siten, että palvelun tuottamiseen olennaisesti vaikuttaneet seikat, kuten palvelun tuottamiseen käytettävissä olleet tiedot, voidaan jälkikäteen todentaa.
Asianmukaisella dokumentoinnilla myös helpotetaan ja tehostetaan yhteyshenkilöiden vaihdostilanteita, varmistetaan olennaisen tiedon siirtyminen asiaa hoitaville henkilöille, työmenetelmien jatkuvuus ja yhtenäisyys, sekä palvelun tasalaatuisuus. Dokumentointi tulee järjestää riippumatta yrityksen koosta. Yksinyrittäjä voi dokumentoinnilla ja muilla järjestelyillä (yhteistyö toisen toimijan kanssa, varamiesjärjestely, tms.) varmistaa palvelutoimintansa jatkuvuuden tilanteessa, jossa yrittäjä on estynyt hoitamasta sovittuja toimeksiantoja.
1.6 Osaaminen, ammattitaito ja resurssien riittävyys
Taloushallinnon palveluyrityksen tulee suunnitella toimintaansa siten, että sillä on pitkäjänteisesti riittävät edellytykset hoitaa vastaanotetut toimeksiannot sopimuksen mukaan.
Taloushallinnon palveluyrityksen henkilöstöllä tulee olla tehtäviään vastaava koulutus ja kokemus. Auktorisoidun toimiston vastaavalla on oltava KLT-tutkinto. Taloushallinnon palveluyrityksen on huolehdittava henkilöstönsä pätevyydestä ja ammattitaidon ylläpitämisestä ja ammatillisesta kehittymisestä jatkuvalla tarkoituksenmukaisella kouluttamisella. Taloushallinnon palveluyrityksen tulee ohjeistaa henkilökuntaansa sopivaksi katsomallaan tavalla yrityksessä noudatettavista yhtenäisistä työmenetelmistä.
Taloushallinnon palveluyrityksen tulee huolehtia siitä, että sillä on käytössään riittävä asiantuntemus ja henkilöstövoimavarat toimeksiantojen hoitamiseen. Taloushallinnon palveluyrityksen toiminnassa on olennaista tunnistaa ne tilanteet, joissa on tarpeen pidättäytyä toimeksiannosta tai käyttää erityisasiantuntijoita. Asiakkaiden kanssa tulee erikseen sopia erityisasiantuntijoiden käytöstä ja näistä aiheutuvista kustannuksista.
Työvälineiden on vastattava ajan vaatimuksia ja ohjelmistojen päivityksistä on huolehdittava siten, että ne toimivat lainmukaisesti.
Ammattitiedon lähteiden, painetun tai sähköisen ammattikirjallisuuden, ammattilehtien ja muiden lähteiden, tulee olla ajan tasalla ja koko henkilökunnan käytettävissä.
Taloushallinnon palveluyritys vastaa alihankkijansa suorituksesta kuin omastaan.
1.7 Tietojen turvaaminen ja luottamuksellisuus
Palvelujen lähtökohtana on luottamuksellisuus asiakkaan ja taloushallinnon palveluyrityksen välillä.
Asiakkaan toimeksiantoon liittyvä aineisto, liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot, sekä niiden perusteella taloushallinnon palveluyrityksen tuottama tieto, on turvattava. Tiedon turvaamisella tarkoitetaan teknisiä, fyysisiä ja henkilöiden toimia koskevia menettelyjä.
Jatkuvasta asiakastiedostojen varmistuksesta tulee huolehtia. Yksittäisten asiakkaiden perus- ja muita tietoja, sekä aineistoa on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla asiakaspalvelun sujuvuuden turvaamiseksi.
Tietosuojasta annettujen lakien vaatimukset ja suositukset on otettava huomioon.
Tietoja luovutettaessa tulee erityisesti varmistua siitä, että vastaanottaja on oikeutettu saamaan tiedon.
Kirjallinen salassapitosopimus, joka pätee myös sopimussuhteen päätyttyä, on suositeltavaa solmia kaikkien työ- tai sopimussuhteessa olevien kanssa.
2. Toimeksiannosta sopiminen
2.1 Tarjous
Tarjouksen tulee olla selkeä siten, että asiakkaan on mahdollista ymmärtää mitkä palvelut kuuluvat toimeksiantoon, miten palvelun kokonaishinta muodostuu ja mikä saattaa olla sellaista lisätyötä, josta taloushallinnon palveluyrityksen on oikeus veloittaa vielä erikseen.
Asiakasta on mahdollisuuksien mukaan autettava ymmärtämään, että taloushallinnon palveluyritys ottaa hoitaakseen vain ne palvelutehtävät, joista sovitaan, ja että muut kirjanpitovelvolliselle, tulo- ja arvonlisäverovelvolliselle sekä työnantajalle kuuluvat tehtävät ovat palvelusopimuksesta huolimatta edelleen asiakkaan vastuulla.
2.2 Hinta-arvio ja hinnoittelu
Hinta-arvion tulee mahdollisuuksien mukaan antaa asiakkaalle oikea kuva palvelun kokonaishinnasta. Asiakkaan kannalta on merkityksellistä nähdä palvelun kokonaishinta esimerkiksi vuositasolla. Hinta-arvion perustana olevat oletukset tapahtumamääristä ja työtuntimääristä tulisi olla dokumentoitu ja selvitetty asiakkaalle.
Jos toimeksiannon hoidon aikana havaitaan, että lopullinen hinta tulee oleellisesti ylittämään annetun hinta-arvion, tulee taloushallinnon palveluyrityksen viivytyksettä informoida tästä asiakasta. Sopimukset lisätöistä on syytä dokumentoida ja sopia mahdollisimman selkeästi.
2.3 Toimeksiantosopimus
Toimeksiantajan kanssa tulee tehdä kirjallinen toimeksiantosopimus toimeksiannon alkaessa, ellei suulliselle sopimiselle ole erityisiä perusteita. Toimeksiantosopimusta laadittaessa asiakas on tunnistettava luotettavalla tavalla.
Taloushallinnon palveluyrityksen toteuttaessa tilinpäätöksen kirjanpidosta, jota se ei ole itse tehnyt, toimeksianto on rajattava ja vastuukysymykset on selvitettävä asiakkaan kanssa.
Sopimusta päivitetään vastaamaan toimeksiantoa aina tarpeen mukaan.
3. Velvoitteet toimeksiannon hoitamisen aikana
3.1 Toimeksiannon hoitaminen
Toimeksianto on hoidettava toimeksiantosopimuksen ja voimassa olevien säädösten mukaisesti hyväksyttäviä toimintatapoja noudattaen huolellisesti ja asiantuntemuksella.
Taloushallinnon palveluyrityksellä on lähtökohtaisesti oikeus uskoa asiakkaan antamaa informaatiota ja aineistoa, ellei ole erityistä syytä muunlaiseen suhtautumiseen. Taloushallinnon palveluyrityksen ei edellytetä systemaattisesti varmistuvan tapahtumien oikeellisuudesta laatiessaan kirjanpitoa tai tilinpäätöstä. Toimeksiantajan toimittaman aineiston oikeellisuudesta on vastuussa kirjanpitovelvollinen itse tai tämän edustaja. Tämä koskee sekä kuukausittain toimitettavaa aineistoa että tilinpäätöksen laatimista varten toimitettavaa aineistoa arvostus- ja jaksotusratkaisuineen.
Yksittäisissä tapauksissa voi olla mahdollista, että taloushallinnon palveluyrityksen edellytetään ottavan selvää tai ainakin huomauttavan lisätutkimisen tarpeesta havaitessaan epäkohtia. Mikäli taloushallinnon palveluyritys toistuvasti havaitsee epäkohtia, jotka jatkuvat huomautuksista huolimatta, on syytä harkita toimeksiannosta luopumista.
Taloushallinnon palveluyrityksen on ilmoitettava asiakkaalle mahdollisista tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä, vaikka taloushallinnon palveluyritys ei ole velvollinen, ellei toisin ole sovittu, tarkkailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia lasku- tai muita virheitä tai tarkastamaan asiakkaan antamia tietoja.
Toimeksiannon tarkoituksenmukaisuutta on syytä olennaisten muutosten osalta tarkastella vähintään vuosittain.
3.2 Asiakkaan sisäiset prosessit ja työnjako
Taloushallinnon palveluyrityksen on mahdollisuuksien mukaan selvitettävä asiakkaalle, mitä tämän tulee tehdä toimeksiannon toteuttamiseksi sopimuksen mukaisesti. Mahdollisuuksien mukaan tulee antaa ohjausta asiakkaan sisäisten taloushallinnon prosessien hoitamisessa siltä osin, kun ne vaikuttavat toimeksiannon hoitamiseen niin, että taloushallinnon kokonaisprosessi on toimiva.
Asiakasta tulee mahdollisuuksien mukaan ohjata huolehtimaan siitä, että taloushallinnon palveluyrityksellä on aina ajantasaiset perustiedot käytettävissään. Asiakas nimeää ja valtuuttaa yhteyshenkilön antamaan taloushallinnon palveluyritykselle tarvittavat tiedot ja sellaiset liiketoimintaan liittyvät päätökset, joita tarvitaan toimeksiannon hoitamista varten.
Asiakasta tulee ohjeistaa siitä, että toimeksiannon hoitaminen edellyttää tämän omaa aktiivisuutta oman toimialaansa ja toimintaansa koskevien lainsäädäntö- ja muiden muutosten seurannassa, tulkinnassa sekä niistä palveluyritykselle tiedottamisessa, jotta taloushallinnon palveluyritys voi omalta osaltaan toteuttaa palvelun toimeksiannon mukaisesti.
3.3 Asiakastiedotus
Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi tiedottaa asiakkailleen olennaisista taloushallinnon lainsäädäntömuutoksista johdonmukaisesti.
4. Sopimuksen päättyessä huomioon otettavaa
Asiakassuhteen päättyessä toimeksianto hoidetaan sopimuksen mukaisesti loppuun saakka.
Irtisanomisaikana tehdään niitä asiakastöitä, joita tehtäisiin vastaavana ajanjaksona palvelun jatkuessa normaalisti. Kahden kuukauden irtisanomisaikaa pidetään yleisesti kohtuullisena, vaikka kirjallista sopimusta ei olisikaan. Näin varataan kummallekin osapuolelle mahdollisuus irtaantua sopimuksesta hallitusti.
Jos sopimus päättyy kesken tilikauden, hinnastonsa mukaisen ennakkomaksun saatuaan taloushallinnon palveluyritys laatii käytettävissään olevien tietojen perusteella tasetilien erittelyt. Vastaavasti taloushallinnon palveluyritys huolehtii palkanlaskennan ja palkkakirjanpidon kannalta tarpeelliset erittelyt.
Jos sopimus päättyy ennen kuin sopimuksen aikana päättyneen tilikauden tilinpäätös on tehty, taloushallinnon palveluyritys voi laatia tilinpäätöksen, jos asiakas maksaa siitä ennakkomaksun ja toimittaa taloushallinnon palveluyritykselle tilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot ja aineiston.
Vaikka asiakas ei irtisanomisaikana teettäisi sopimuksen mukaisia töitä taloushallinnon palveluyrityksellä, voi taloushallinnon palveluyritys periä asiakkaalta irtisanomisajalta palvelumaksua antamansa hinnaston mukaan. Hinnastossa tulee tällöin määritellä kyseisen tilanteen palvelumaksu.
Taloushallinnon palveluyrityksen on säilytettävä toimeksiantoa koskevat perustiedot ja muu dokumentaatio vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.
TAL-STA3 – Kirjanpitopalvelu
Tämä standardi määrittää, millaisilla toimilla taloushallinnon palveluyritys voi pyrkiä varmistamaan tuottamansa kirjanpitopalvelun laadukkuutta.
1. Toimialastandardin tarkoitus ja lähtökohdat
Toimialastandardi on tarkoitettu taloushallinnon palveluyrityksille, jotka tuottavat asiakkaalle toimeksiantosopimukseen perustuen kirjanpitopalvelua.
Tarkoitus on kuvata niitä toimintatapoja, joilla taloushallinnon palvelualan toimija voi varmentaa omaa työtään. Pääsääntöisesti toimialastandardi ei sisällä kirjanpitolainsäädännön säädösten sisältöön (substanssiin) liittyvää ohjeistusta. Taloushallintoliiton suosituksessa Hyvä tilinpäätöstapa on tähän toimialastandardiin liittyvää kirjanpitolainsäädännön ohjeistusta.
Toimialastandardin laadinnassa ei ole ajateltu listattujen yritysten, konsernien tai kansainvälisen, esimerkiksi IAS/IFRS- tai USGAAP-, raportoinnin vaatimuksia. Mikäli asiakkaalle tällaista palvelua tarjotaan, voidaan toimialastandardia noudattaa soveltuvin osin.
2. Kirjanpitopalvelun tuottaminen
Palvelu tuotetaan noudattaen voimassaolevaa kirjanpitolainsäädäntöä ja tätä alempaa kirjanpidon ohjeistusta, toimeksiantosopimusta, alan hyvää tapaa sekä Taloushallintoliiton toimialastandardi TAL-STAa. Palvelu dokumentoidaan asianmukaisesti käyttäen joko taloushallinnon palveluyrityksen itse laatimia lomakkeita tai Taloushallintoliiton tuottamia laatulomakkeita.
2.1 Perehtymis-, selvilleotto- ja varmistumisvaatimukset
Taloushallinnon palveluyrityksessä tulisi olla tai tulisi viipymättä hankkia siinä määrin ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta, kuin sillä on merkitystä toimeksiannon laadukkaalle hoitamiselle.
Taloushallinnon palveluyrityksen ei edellytetä systemaattisesti varmistuvan tapahtumien oikeellisuudesta toteuttaessaan kirjanpitoa tai tilinpäätöstä. Aineiston, johon kirjanpitomerkinnät perustuvat, oikeellisuudesta ja riittävyydestä on vastuussa kirjanpitovelvollinen itse tai tämän edustaja. Tarvittaessa taloushallinnon palveluyritys hankkii mahdollisuuksiensa mukaan lisäselvityksiä, jotta liiketapahtuma voidaan luonteensa mukaisesti kirjata oikein.
2.2 Asiakkaan sisäisten rutiinien mukauttaminen ja asiakkaalle annettava ohjeistus
Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi toimeksiannon toteuttajana pyrkiä selventämään asiakkaalle olennaiset palveluun liittyvät seikat.
Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi yhdessä asiakkaan kanssa arvioida ja sovittaa asiakkaan sisäiset, toimeksiannon hoitamiseen olennaisesti vaikuttavat rutiinit sellaisiksi, että palvelu voidaan tuottaa parhaalla mahdollisella tavalla.
Asiakkaalle tulisi antaa tarvittaessa ohjausta tositeaineiston asiasisällön tarkistamisesta sekä kirjanpitoaineiston eheydestä ja täydellisyydestä.
Taloushallinnon palveluyritys ei ole velvollinen säännöllisesti ja aktiivisesti tarkkailemaan asiakkaan aineistoa, mutta mikäli taloushallinnon palveluyritys huomaa puutteita kirjanpitoaineistossa, tulisi asia pyrkiä ottamaan esille asiakkaan kanssa. Tarvittaessa tulee antaa KL2004 Yleisten sopimusehtojen mukainen kirjallinen huomautus.
3. Tilikaudenaikainen kirjanpito ja raportointi
Liiketapahtumia todentavien tositteiden sisällön tulee vastata todellisuutta ja ne tulee kirjata tosiasiallisen luonteensa mukaisesti. Tilikaudenaikaista kirjanpitoa toteutettaessa tulee kirjanpitäjän paneutua tositteiden sisältöön riittävän syvällisesti huomioiden mitä kohdissa TAL-STA2 3.1 ja TAL-STA3 2.1 on sanottu.
Taloushallinnon palveluyritys huolehtii omalta osaltaan, että kirjausketju on vaikeuksitta todettavissa.
Taloushallinnon palveluyrityksen ei tulisi omalta puoleltaan ilman huomautusta hyväksyä asiakkaan olennaisia tai toistuvia toimeksiantosopimuspoikkeamia esimerkiksi aineiston toimittamisaikatauluista.
3.1 Raportointi
Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi tuottaa asiakkaalle vain ne raportit, joista on toimeksiantosopimuksessa tai muutoin erikseen sovittu. Kaikki toimeksiantajalle tuotettavat raportit tulisi laatia rakenteeltaan siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin asiakkaan tarpeita. Taloushallinnon palveluyrityksen olisi hyvä talouden asiantuntijana neuvoa asiakasta riittävästä raportoinnin tasosta, niin että esimerkiksi rahan riittävyyttä koskevat laskelmat tehtäisiin tarpeen mukaan.
Asiakkaalle on suositeltavaa antaa ohjausta raporttien tulkinnasta. Asiakkaan toiminnalle olennaisen informaation merkitystä tulisi selventää kommentoimalla. Kommentoiminen olisi erityisen tärkeää, jos raportista käy ilmi jokin yrityksen maksuvalmiutta, vakavaraisuutta, kannattavuutta tai muuta taloutta koskeva seikka, johon asiakkaan tulisi kiinnittää huomiota tai jonka merkitystä asiakkaan ei voi odottaa ymmärtävän. Tilikauden aikaisen kirjanpidon laadintaperiaatteet tulee ottaa huomioon.
Raportit perustuvat asiakkaan toimittamaan tietoon, jolta osin asiakas vastaa raportin oikeellisuudesta.
Tilikauden aikaisista raporteista on hyvä käydä ilmi, mitä kirjausperustetta on käytetty.
Taloushallinnon palveluyrityksellä tulee olla kirjallinen tieto siitä, kenelle raportit toimitetaan. Asiasta sovitaan toimeksiantosopimuksessa. Tiedon luovutustilanteessa asiasta tulee varmistua.
4. Tilinpäätöksen toteuttaminen
Taloushallinnon palveluyrityksen toteuttamien tilinpäätösasiakirjojen on oltava selkeitä ja huoliteltuja. Kunkin asiakkaan kohdalla on tälle soveltuvin osin noudatettava Taloushallintoliiton antamaa Hyvä tilinpäätöstapa –suositusta.
Voidakseen tuottaa asiakkaan tilinpäätöksen kirjanpitolainsäädännön, sitä alempien ohjeiden, suositusten sekä muiden yleisten tilinpäätösperiaatteiden mukaan, tulisi taloushallinnon palveluyrityksen perehtyä riittävässä määrin asiakkaan toimintaan, taloudellisen informaation kirjaamisrutiineihin sekä aikaisempien vuosien tilinpäätösten laadinnassa sovellettuihin laskentaperiaatteisiin. Laskentatoimen peruskysymykset ratkaistaan mahdollisuuksien mukaan jo juoksevaa kirjanpitoa laadittaessa ja ratkaisut tulisi dokumentoida olennaisten asioiden osalta.
Taloushallinnon palveluyrityksellä on hyvä olla laadunvarmennukseensa kuuluvana osana riittävän luotettava järjestelmä, jolla varmistetaan, että kaikki olennaiset tilinpäätöksen toteuttamista koskevat toimet tulevat tehdyksi.
Valmista tilinpäätöstä tulisi tarkastella analyyttisesti ja informoida tilinpäätöksestä asiakasta tämän kanssa sovitulla tavalla.
5. Suositukset
5.1 Suositus tilinpäätökseen merkittävästä tilinpäätöksen toteuttajasta
Taloushallintoliiton suositus jäsenilleen on merkitä tasekirjaan sisällysluettelon yhteyteen, tai muuhun Taloushallintoliiton suosittelemaan kohtaan, maininta tilinpäätöksen toteuttaneesta taloushallinnon palveluyrityksestä. Taloushallinnon palveluyritys voi halutessaan mainita, mitkä sivut se on tehnyt.
Esimerkki:
Tilinpäätöksen toteutti
Maijan Tilit Oy, auktorisoitu tilitoimisto
Mikkosentie 5
12345 Mikkola
5.2 Suositus toimintakertomuksen laatimisesta
Taloushallinnon palveluyritys ei laadi toimintakertomusta asiakkaan puolesta, vaan neuvoillaan ja ohjeillaan avustaa asiakastaan oikean tiedon tuottamisessa.
TAL-STA4 – Palkanlaskentapalvelu
Tämä toimialastandardi määrittää, millaisilla toimilla taloushallinnon palveluyritys voi pyrkiä varmistamaan tuottamansa palkanlaskentapalvelun laadukkuutta.
1. Toimialastandardin tarkoitus ja lähtökohdat
Toimialastandardi on tarkoitettu taloushallinnon palveluyrityksille, jotka tuottavat asiakkaalle toimeksiantosopimukseen perustuen palkanlaskentapalvelua.
Tarkoitus on kuvata niitä toimintatapoja, joilla taloushallinnon palvelualan toimija voi varmentaa omaa työtään. Pääsääntöisesti toimialastandardi ei sisällä palkanlaskentaan liittyvän lainsäädännön säädösten sisältöön tai soveltamiseen liittyvää ohjeistusta. Taloushallintoliiton jäsenten käytettävissä olevassa Taloushallintoliiton oppaassa, PHT-opas Palkkahallintopalvelu tilitoimistossa, on ohjeita mm. palkanlaskennan ja palkkahallinnon palveluista ja käytännöistä.
2. Palkanlaskentapalvelun tuottaminen
Palvelu tuotetaan noudattaen voimassaolevaa palkanlaskentaa ohjaavaa lainsäädäntöä ja ohjeistusta, toimeksiantosopimusta, alan hyvää tapaa sekä Taloushallintoliiton toimialastandardi TAL-STAa. Palvelu dokumentoidaan asianmukaisesti käyttäen joko taloushallinnon palveluyrityksen itse laatimia lomakkeita tai Taloushallintoliiton tuottamia laatulomakkeita.
2.1 Perehtymis-, selvilleotto- ja varmistumisvaatimukset
Taloushallinnon palveluyrityksessä tulisi olla tai sen tulisi viipymättä hankkia siinä määrin ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta, kuin sillä on merkitystä toimeksiannon laadukkaalle hoitamiselle. Toimeksiannon suorittamiseksi on tärkeää selvittää ja dokumentoida asiakaskohtaiset toimintatavat, esimerkiksi paikallisesti sovitut ehdot.
Aineiston, johon palkanlaskennan toimeksianto perustuu, oikeellisuudesta, riittävyydestä ja täydellisyydestä on vastuussa asiakas itse tai tämän edustaja. Tarvittaessa taloushallinnon palveluyritys hankkii mahdollisuuksiensa mukaan lisäselvityksiä, jotta palkanlaskenta voidaan toteuttaa oikein.
2.2 Asiakkaan sisäisten rutiinien mukauttaminen ja asiakkaalle annettava ohjeistus
Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi toimeksiannon toteuttajana pyrkiä selventämään asiakkaalle olennaiset palveluun liittyvät seikat. Toimeksiantoon liittyvä vastuunjako ja ohjeistus on hyvä käydä läpi sekä pitää ajan tasalla ja arvioida säännöllisesti.
Asiakasta tulee auttaa ymmärtämään, että vastuu työlainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisesta on tällä ja että taloushallinnon palveluyritys ei tee ratkaisuja niihin liittyen asiakkaan puolesta.
Mahdollisuuksien mukaan taloushallinnon palveluyrityksen tulisi yhdessä asiakkaan kanssa arvioida ja sovittaa asiakkaan sisäiset, toimeksiannon hoitamiseen olennaisesti vaikuttavat rutiinit sellaisiksi, että palvelu voidaan tuottaa parhaalla mahdollisella tavalla.
Asiakkaalle tulisi antaa tarvittaessa ohjausta palkanlaskenta-aineiston sisällön tarkastamisesta sekä sen toimittamisesta.
Taloushallinnon palveluyritys ei ole velvollinen aktiivisesti tarkkailemaan asiakkaan aineistoa, mutta mikäli taloushallinnon palveluyritys huomaa puutteita aineistossa, tulisi asia pyrkiä ottamaan esille asiakkaan kanssa. Tarvittaessa tulee antaa KL2004 Yleisten sopimusehtojen mukainen kirjallinen huomautus.
Palvelujen päättyessä taloushallinnon palveluyritys huolehtii yhdessä asiakkaan kanssa, että kukin omalta osaltaan irtisanoo palvelun toteuttamiseksi tehdyt valtuutukset.
Taloushallinnon palveluyrityksen tulee antaa asiakkaalle ohjausta palkanmaksuun liittyvistä sivukuluista sekä tämän velvollisuudesta seurata työnantajana toimimiseen liittyvien vakuutusmaksujen riittävyyttä.
2.3 Tietojen luottamuksellisuus
Palkanlaskennan tietojen arkaluonteisuuden vuoksi toimeksiannossa korostuu luottamuksellisuus. Ellei toisin ole nimenomaisesti sovittu, palveluyritys antaa palkanlaskentaa koskevia tietoja ja ottaa vastaan toimeksiantoja vain asiakkaan nimetyiltä yhteyshenkilöiltä.
Mikäli viranomais- tai muu taho pyytää palkanlaskentatietoja, tulee tietojen vastaanottajan oikeudesta saada tietoja varmistua. Tiedot annetaan kirjallisesti.
3. Asiakkaalle tuotettava raportointi
Taloushallinnon palveluyrityksen tulee pakollisten palkanlaskentaraporttien ja laskelmien lisäksi tuottaa asiakkaalle vain ne raportit, joista on toimeksiantosopimuksessa tai muutoin erikseen sovittu.
Raportit perustuvat asiakkaan toimittamaan tietoon, jolta osin asiakas vastaa raportin oikeellisuudesta.
On suositeltavaa, että palkanlaskennasta toimitetaan viipymättä tiedot palkanmaksuista yrityksen talousraportoinnista huolehtivalle taholle.